Estruturação da idéia de um evento em projeto

É eficaz que haja um projeto que seja planejado que possua uma estrutura adequada que permita identificar o público que o evento busca, traçando o perfil de cada um para que não ocorra falhas nem desperdício.
Para que o evento aconteça é necessário estabelece três itens indispensáveis como: Tema Central onde é feito a escolha do assunto que o evento irá realizar, afim de identificar qual o segmento irá seguir podendo ser patenteado com mais facilidade e rapidez pelo um patrocinador, conforme a criatividade do nome.
Conceitua-se Missão através da “razão de existir” é preciso que haja um propósito e para que isso ocorra é necessário que tenha uma contribuição para o mercado, levando em conta que se acontecer alguma “mudança” a empresa terá que recomeçar do zero até conquistar o seu negócio ou mudar sua missão.
Para que ocorra a missão do evento é preciso que tenha um bom planejamento seguido de organização onde terá uma comercialização do empreendimento para que seja executado e obtenha uma idealização do mesmo.
A definição de objetivos está intrinsecamente baseada no que se pretende de resultados quantitativos e qualitativos. Os objetivos do evento têm que ser claros, não só para o promotor como também para os patrocinadores. Onde os objetivos serão divulgados ao target durante o processo de comercialização do evento. Existem dois tipos de objetivos: principal e secundário.

Objeto principal: É onde o promotor descreve qual o principal propósito do evento:
- o relacionamento
- a divulgação da marca
- a execução de negócios e vendas.
Não é correto as empresas abraçarem os três objetivos, seria sensato que elas escolhessem um só dos objetivos. Tornando-o assim o foco principal do evento.
Objetivos secundários: É essencial o levantamento de todos os objetivos ou razões pelo qual os patrocinadores deveriam investir. O saber do porquê do evento é muito importante, uma vez que esclarecem de forma clara e transparente os interesses de ambas as partes, promotor e patrocinador.
Podemos destacar alguns objetivos que devem ser atingidos, nos objetivos secundários:

IT FÓRUM
Objetivos:
- Aumento do relacionamento, consequentemente elevando a receita.
- Estabelecimento de fóruns, para a troca de informações.
- Conferências educacionais para o aprimoramento na condução de seus negócios.

EXPO MANAGEMENT
Objetivos:
- Criação de ferramentas de relacionamento exclusivamente para um seleto grupo de clientes e prospectos.
- Realizando uma pesquisa para a coletânea de informações, no antes e depois do evento, buscando saber a satisfação do cliente.
- Promoção da marca e do negócio para os participantes do evento.


IDENTIFICAÇÃO DO PÚBLICO-ALVO E DO PERFIL DOS CONVIDADOS

A definição do público-alvo é importante para decidir quais empresas ou pessoas, de quais segmentos, regiões geográficas e perfis serão convidadas a participar do evento.
Ter ciência se convidará tanto às pessoas físicas e jurídicas para participarem do evento. É sugerido que seja selecionado apenas um público para que o promotor possa manter o foco do evento pôr meio de uma única estratégia de comunicação (rádio, jornal, Internet, etc.), um formato único para o evento (festa anos 60 por exemplo), uma única estratégia de arrecadação de verba (rifa por exemplo) e um único sistema de avaliação do evento (ficha de avaliação).
No caso de eventos corporativos, o público-alvo geralmente é mais específico e mais restrito do que eventos para consumidores. Nos eventos direcionados a pessoas físicas é mais difícil de ter uma definição dos convidados, neste caso o que define é a estimativa da quantidade de público esperada e as características desejadas e comuns aos convidados.

Escolha do formato do evento
A escolha do formato do evento vêm logo após o estabelecimento do seu conceito, do público-alvo. Esse formato é composto pela escolha da data, que é um dos critérios decisivos para o sucesso do evento. Para a escolha da data apropriada é necessário observar alguns critérios, como:
· Se ativerem as datas comemorativas ou os feriados regionais, nacionais ou internacionais;
· Pesquisar os eventos concorrentes se vai acontecer algum outro evento, para dessa forma evitar coincidência ou deixar o público na dúvida de qual evento deve participar;
· Escolher os dias da semana mais apropriados, geralmente terças e quintas-feiras são mais possíveis de reunir-se um número maior de participantes;
· Se ativerem aos primeiros e últimos dias do mês (no caso de eventos corporativos), pois nestas datas as empresas se preocupam com resultados financeiros e deixam a participação de um evento como segunda prioridade; existem períodos em que as empresas se direcionam para atividades para fecharem as vendas, este período de sazonalidade também faz com que as empresas coloquem em segundo plano a participação de eventos.

Definição do local

A escolha do local de realização do evento é uma característica crucial para a realização do evento e o sucesso em conseguir patrocínio.
É de suma importância observar se o local tem a” cara” do evento, se vai fazer com que os participantes combinem com o local.
A infra-estrutura também é um fator de importância para a escolha do local, observando se o local oferece estacionamento, restaurantes no local ou próximo, serviços de recepção, o tamanho do local, fácil acesso ao local e as salas, segurança, entre outros.
Um outro ponto importante para a definição do local é de saber se o local escolhido condiz ao orçamento, se vale mesmo a pena pagar determinado valor pelo local do evento.

Atividades
A escolha das atividades devem variar de acordo com o objetivo proposto pelo evento, por exemplo, se o objetivo for de relacionamento entre as pessoas, devem haver atividades de interação, se o objetivo for de vendas, as atividades devem promovê-las, entre outros objetivos.


Palestras

Quando as palestras são ministradas por pessoas com um bom currículo, os participantes e patrocinadores sentem mais credibilidade no evento. É bom que o promotor contrate mais de um palestrante para realizar as apresentações no decorrer do evento, não se esquecendo do cachê a ser pago e dos meus que ele utilizará para ministrar a palestra.

Reuniões

É importante realizar reuniões privadas com as pessoas do interesse do patrocinador, dessa forma pode-se garantir patrocínios.

Ações sociais, culturais e de entretenrimento

Os organizadores do evento podem incrementar outras atividades para compor o evento e fazer dele algo ainda mais interessante. Estas atividades extras podem conter:
Atividades esportivas, almoços ou jantares, salas de relaxamento, shows, cursos de aperfeiçoamento pessoal, sala de Internet e visitação exclusiva.



Estandes para exposição e vendas

O estande pode desempenhar diferentes papéis dentro do evento.
Para somente gerar relacionamento entre os participantes, pode oferecer espaço de exposição e demonstração de produtos, ou pode ser preparado para oferecer produtos de compras durante o evento.

Programa

No programa do evento deve conter tudo que compõe o evento, como os dias de duração, os horários de início e término, as palestras que serão ministradas, por quem serão ministradas, os horários e locais de refeições e as atividades paralelas que acontecerão.