Benefícios aos patrocinadores e cotas de patrocínio

Benefícios aos patrocinadores e cotas de patrocínio

É necessário que seja definido o público e as atividades no evento, se irá trazer benefícios aos patrocinadores. Após a definição dos mesmos será analisada a proposta e se houver benefícios terá interesse e influência comercial.
O evento é analisado através da exposição da marca do relacionamento visando as "estratégias" do evento e a venda como exposição em "estandes".
O organizador do Evento o responsável o "promotor" busca recursos além da exposição da marca para que traga crescimento, benefícios que possam abrir caminhos para que ocorra a divulgação na mídia, tornando imprescindível e para que isso ocorra é preciso que seja planejado nos detalhes como no número de patrocinadores e cotas de patrocínio para que os anúncios não fiquem ridicularizados.
Além da mídia há outros meios de comunicação que são veiculados como: rádio; Internet; mídia impressa ; folder’s dentre outros.
Para que aconteça o evento é necessário que haja esses meio de divulgação citados acima.Alguns eventos são destinados ao público geral e outros são restritos, ou seja irá depender do patrocinador,do evento e de quem irá promover.
Normalmente s convites são enviados por e-mail, divulgados em site. Muitos promotores dependiam de divulgar o evento com banners e exposições antes que o evento acontecesse, usava o "Merchandising", usava cartazes; painéis eletrônicos, sempre algo que pudesse sinalizar o evento focando a logomarca, alguns patrocinadores distribuem brindes como forma de agradar o público além de ganharem simpatia gerava um ponto positivo para empresa.
Já a divulgação de vídeo representa o valor agregado ao patrocínio. Permite a empresa apresentar um vídeo institucional para o público alvo.
Porém nem sempre as empresas utilizam essa forma de valor ao patrocínio, pelo fato de só atender a um número restrito de patrocínio, o vídeo pode ofuscar o brilho da marca, a duração do vídeo pode "roubar" parte do tempo do evento.
Sobre a menção do patrocinador permite que durante o evento o nome dos patrocinadores sejam citados. Ocorre geralmente no início e no término do evento, como forma de agradecimento.
No Caso do Patrocínio do "translado caso o evento ocorra em outra cidade ou país é possível oferecer cota de patrocínio do percurso. Isso pode trazer benefícios na exposição das marcas, tais como: Banners expostos na porta do avião, ônibus; capas para encostos; material promocional a bordo dentre outros.
Sobre o Patrocínio do Keynote Speaker oferece a possibilidade de patrocinar, garante aos promotores a verba necessária para custear sua contratação.


Palestras durante o evento

As palestras durante o evento são ações atrativas para possíveis patrocinadores, pois para a empresa patrocinadora é permitido a apresentação de seus serviços e produtos por meio de palestras.
Permite uma interação com o público participante.
Porém é necessário que se tome certos cuidados, tais como: A ordem das palestras onde é priorizado os horários nobres e as cotas são mais valiosas; O conteúdo das palestras devem se ater sobre a duração e as características que identifiquem sua relação com o tema principal o evento; Os recursos necessários, devem ser avisados com antecedência aos patrocinadores para que possam providenciar o local do evento, ou qualquer outra coisa; A escolha dos palestrantes deve ser de acordo com seu nível hierárquico e o domínio da platéia. Os patrocinadores devem enviar com antecedência os nomes e uma história dos palestrantes, já que eles serão divulgados no programa do evento.

Estande ou espaço exclusivo

"Ao oferecer este benefício ao patrocinador, o promotor do evento deve apresentar um layout do pavilhão de exposições e permitir, sempre com um critério justo e preestabelecido, que o patrocinador escolha o local de seu estande".


Ações sociais e de entretenimento

Existem benefícios relativos a cada atividade social ou de entretenimento , que são:
As atividades esportivas que pode-se oferecer exclusividade em ações esportivas do evento; almoços, jantares, coffee breaks ou coquetéis.
Assim as salas de relaxamento ou beleza estão relacionadas ao teor técnico do evento onde garantem ao patrocinador uma imagem distinta de preocupação com o bem estar dos convidados. Outras formas de entretenimento para maior comodidade é sugerido também como shows, cursos de aperfeiçoamento pessoal e até mesmo salas com Internet.

Estratégia pré e pós-evento

A obtenção da lista de presentes é a parte essencial para que haja um pós-evento satisfatório, normalmente no Brasil é de difícil acesso principalmente quando se trata de informações cadastrais especificas.
As ações pós-evento deve ter inicio antes do evento, mesmo os promotores não atentados para oferecer estes tipos de ações é interessante gerar um maior aprofundamento superando as expectativas tradicionais, tornando tais ações padronizadas. Para que obtenha-se um maior resultando é interessante também que o promotor do evento avalie o que o patrocinador busca, qual a finalidade de tal evento, o que ele faria caso o evento a ser promovido fosse dele e assim algumas idéias podem ser oferecidas ao patrocinador.
Uma destas idéias é o RSVP que é essencial para convencer ao patrocinador de que haverá um maior esforço para atingir o publico desejado, porem isso é insuficiente para garantir ao patrocinador certa segurança. Pode-se executar no RSVP ações como análise do perfil do cliente, pesquisas especificas para o evento, trabalhar a diferença entre o ver e o olhar através de lembranças da marca dentre outras.
É interessante que ocorra uma interação pós-evento com os participantes já convidados seja através de materiais abordando temas que serão abordados, reforçar sempre que possível o convite feito para visitação do seu standard, envio de brindes para cativar e aguçar o interesse do convidado estas dentre inúmeras formas.
Para que a Estratégia de pré e pós eventos seja eficaz e fique marcada pelos convidados é interessante que haja após o evento uma certa interação entre convidados e patrocinadores onde ambos busquem fortalecer o relacionamento conquistado através do evento.

Cálculo do valor do Evento

A identificação do valor é uma das tarefas mais complexas para o promotor, pois ele precisa garantir suas margens de lucro e, ao mesmo tempo, atrair investidores para o evento.
A seguir são analisadas as etapas para a definição do valor total do evento.

Identificar o custo do evento

Para se ter uma estimativa dos custos, é necessário arrolar as principais atividades e fazer um levantamento dos gastos previsto para elas. A análise pode ser feita considerando os itens de maior valor financeiro e, portanto, de maior peso. Para o custo desse item pode-se atribuir peso de 60% a 80%, sendo 80% o mais indicado. Esse valor será aqui chamado de "Custo levantado Estimado (CL)".
A soma do (CL) com os custos não previstos, total este denominado Custo Final Estimado (CFE), passa, a partir desse momento, a ser considerado o orçamento do evento, não podendo ser ultrapassado. Sendo assim, a fórmula do (CFE) fica:
CFE= CL : 0,8*
* 0,8 representa uma estimativa de 80% do CFE destinado ao CL.

Calcular o e valor do evento

A seguir são apresentadas três diferentes formas de calcular o preço do evento.
Fase de baixa concorrência
Fase I: preço = Margem + Custo
Nesse modelo, tem-se o custo como item fixo e a margem como item variável.
Como não havia outro fator de compra além do preço, ao patrocinador cabia somente barganha-lo com o promotor.
Fase de alta concorrência (Fase II)
Fase II: Margem = Preço –Custo
Nesse modelo, tem-se o preço como item fixo e custo como item variável.
Nessa fase o preço não era mais definido pelo promotor do evento, e sim pelo mercado. Como conseqüência, o promotor foi obrigado a rever os métodos aplicados para estabelecer os valore se ainda quisesse manter suas margens. A antiga regra do cálculo do preço já não era mais suficiente.
Foi nessa fase que os custos passaram a ser analisados com mais dedicação e tornaram-se o principal desafio dos profissionais da área financeira.
É necessário que seja definido o público e as atividades no evento, se irá trazer benefícios aos patrocinadores. Após a definição dos mesmos será analisada a proposta e se houver benefícios terá interesse e influência comercial.
O evento é analisado através da exposição da marca do relacionamento visando as "estratégias" do evento e a venda como exposição em "estandes".
O organizador do Evento o responsável o "promotor" busca recursos além da exposição da marca para que traga crescimento, benefícios que possam abrir caminhos para que ocorra a divulgação na mídia, tornando imprescindível e para que isso ocorra é preciso que seja planejado nos detalhes como no número de patrocinadores e cotas de patrocínio para que os anúncios não fiquem ridicularizados.
Além da mídia há outros meios de comunicação que são veiculados como: rádio; Internet; mídia impressa ; folder’s dentre outros.
Para que aconteça o evento é necessário que haja esses meio de divulgação citados acima.Alguns eventos são destinados ao público geral e outros são restritos, ou seja irá depender do patrocinador,do evento e de quem irá promover.
Normalmente s convites são enviados por e-mail, divulgados em site. Muitos promotores dependiam de divulgar o evento com banners e exposições antes que o evento acontecesse, usava o "Merchandising", usava cartazes; painéis eletrônicos, sempre algo que pudesse sinalizar o evento focando a logomarca, alguns patrocinadores distribuem brindes como forma de agradar o público além de ganharem simpatia gerava um ponto positivo para empresa.
Já a divulgação de vídeo representa o valor agregado ao patrocínio. Permite a empresa apresentar um vídeo institucional para o público alvo.
Porém nem sempre as empresas utilizam essa forma de valor ao patrocínio, pelo fato de só atender a um número restrito de patrocínio, o vídeo pode ofuscar o brilho da marca, a duração do vídeo pode "roubar" parte do tempo do evento.
Sobre a menção do patrocinador permite que durante o evento o nome dos patrocinadores sejam citados. Ocorre geralmente no início e no término do evento, como forma de agradecimento.
No Caso do Patrocínio do "translado" caso o evento ocorra em outra cidade ou país é possível oferecer cota de patrocínio do percurso. Isso pode trazer benefícios na exposição das marcas, tais como: Banners expostos na porta do avião, ônibus; capas para encostos; material promocional a bordo dentre outros.
Sobre o Patrocínio do Keynote Speaker oferece a possibilidade de patrocinar, garante aos promotores a verba necessária para custear sua contratação.


Palestras durante o evento

As palestras durante o evento são ações atrativas para possíveis patrocinadores, pois para a empresa patrocinadora é permitido a apresentação de seus serviços e produtos por meio de palestras.
Permite uma interação com o público participante.
Porém é necessário que se tome certos cuidados, tais como: A ordem das palestras onde é priorizado os horários nobres e as cotas são mais valiosas; O conteúdo das palestras devem se ater sobre a duração e as características que identifiquem sua relação com o tema principal o evento; Os recursos necessários, devem ser avisados com antecedência aos patrocinadores para que possam providenciar o local do evento, ou qualquer outra coisa; A escolha dos palestrantes deve ser de acordo com seu nível hierárquico e o domínio da platéia. Os patrocinadores devem enviar com antecedência os nomes e uma história dos palestrantes, já que eles serão divulgados no programa do evento.

Estande ou espaço exclusivo

"Ao oferecer este benefício ao patrocinador, o promotor do evento deve apresentar um layout do pavilhão de exposições e permitir, sempre com um critério justo e preestabelecido, que o patrocinador escolha o local de seu estande".


Ações sociais e de entretenimento

Existem benefícios relativos a cada atividade social ou de entretenimento , que são:
As atividades esportivas que pode-se oferecer exclusividade em ações esportivas do evento; almoços, jantares, coffee breaks ou coquetéis.
Assim as salas de relaxamento ou beleza estão relacionadas ao teor técnico do evento onde garantem ao patrocinador uma imagem distinta de preocupação com o bem estar dos convidados. Outras formas de entretenimento para maior comodidade é sugerido também como shows, cursos de aperfeiçoamento pessoal e até mesmo salas com Internet.

Estratégia pré e pós-evento

A obtenção da lista de presentes é a parte essencial para que haja um pós-evento satisfatório, normalmente no Brasil é de difícil acesso principalmente quando se trata de informações cadastrais especificas.
As ações pós-evento deve ter inicio antes do evento, mesmo os promotores não atentados para oferecer estes tipos de ações é interessante gerar um maior aprofundamento superando as expectativas tradicionais, tornando tais ações padronizadas. Para que obtenha-se um maior resultando é interessante também que o promotor do evento avalie o que o patrocinador busca, qual a finalidade de tal evento, o que ele faria caso o evento a ser promovido fosse dele e assim algumas idéias podem ser oferecidas ao patrocinador.
Uma destas idéias é o RSVP que é essencial para convencer ao patrocinador de que haverá um maior esforço para atingir o publico desejado, porem isso é insuficiente para garantir ao patrocinador certa segurança. Pode-se executar no RSVP ações como análise do perfil do cliente, pesquisas especificas para o evento, trabalhar a diferença entre o ver e o olhar através de lembranças da marca dentre outras.
É interessante que ocorra uma interação pós-evento com os participantes já convidados seja através de materiais abordando temas que serão abordados, reforçar sempre que possível o convite feito para visitação do seu standard, envio de brindes para cativar e aguçar o interesse do convidado estas dentre inúmeras formas.
Para que a Estratégia de pré e pós eventos seja eficaz e fique marcada pelos convidados é interessante que haja após o evento uma certa interação entre convidados e patrocinadores onde ambos busquem fortalecer o relacionamento conquistado através do evento.

Cálculo do valor do Evento

A identificação do valor é uma das tarefas mais complexas para o promotor, pois ele precisa garantir suas margens de lucro e, ao mesmo tempo, atrair investidores para o evento.
A seguir são analisadas as etapas para a definição do valor total do evento.

Identificar o custo do evento

Para se ter uma estimativa dos custos, é necessário arrolar as principais atividades e fazer um levantamento dos gastos previsto para elas. A análise pode ser feita considerando os itens de maior valor financeiro e, portanto, de maior peso. Para o custo desse item pode-se atribuir peso de 60% a 80%, sendo 80% o mais indicado. Esse valor será aqui chamado de "Custo levantado Estimado (CL)".
A soma do (CL) com os custos não previstos, total este denominado Custo Final Estimado (CFE), passa, a partir desse momento, a ser considerado o orçamento do evento, não podendo ser ultrapassado. Sendo assim, a fórmula do (CFE) fica:
CFE= CL : 0,8*
* 0,8 representa uma estimativa de 80% do CFE destinado ao CL.

Calcular o e valor do evento

A seguir são apresentadas três diferentes formas de calcular o preço do evento.
Fase de baixa concorrência
Fase I: preço = Margem + Custo
Nesse modelo, tem-se o custo como item fixo e a margem como item variável.
Como não havia outro fator de compra além do preço, ao patrocinador cabia somente barganha-lo com o promotor.

Fase de alta concorrência (Fase II)

Fase II: Margem = Preço –Custo
Nesse modelo, tem-se o preço como item fixo e custo como item variável.
Nessa fase o preço não era mais definido pelo promotor do evento, e sim pelo mercado. Como conseqüência, o promotor foi obrigado a rever os métodos aplicados para estabelecer os valore se ainda quisesse manter suas margens. A antiga regra do cálculo do preço já não era mais suficiente.
Foi nessa fase que os custos passaram a ser analisados com mais dedicação e tornaram-se o principal desafio dos profissionais da área financeira.


Fase da busca pela vantagem competitiva (Fase III)

Hoje em dia as empresas buscam uma maior competição para venderem seus produtos.Desta forma, buscam se diferenciar das outras empresas oferecendo melhores serviços, atendimentos e imagem a seus clientes, além do menor preço que é essencial.É necessário que o promotor do evento pesquise sore todos estes aspectos antes de definir o valor total para o seu evento,buscando também verbas de outras áreas para garantir sua participação neste projeto.

Decisões sobre níveis de cotas de Patrocínio

As cotas de patrocínio são parcelas predefinidas da parte total do valor do evento que cabem a cada patrocinador. O patrocinador pode dividir suas cotas de patrocínio com outras pessoas que também tenham interesse em patrocinar determinado evento.
As cotas podem ser divididas para um único patrocinador, ou mais de um patrocinador, este com cotas e valores e benefícios similares; ou ainda com mais de um patrocinador com cotas e valores diferentes.

- 10 apresentações agendadas a serem desenvolvidas em auditório para grupos de 20 participantes cada.
- Estande de exposição de produtos e serviços, como 10m2, localizado no pavilhão principal;
- Distribuição de folhetos aos participantes durante as palestras do auditório principal.
- 15 ingressos para participação integral do evento a serem distribuídos a clientes do patrocinador.
-Benefícios
- Apresentação de vídeo institucional do patrocinador, com duração de três minutos, antes da palestra do Keynote speaker do evento.
- Distribuição de brindes a todos os participantes do evento.
- Patrocínio do sorteio de um prêmio da escolha do patrocinador.
- 10 ingressos para participação integral do evento a serem distribuídos a funcionários da empresa patrocinadora.
Valor do investimento
R$ 100.000,00
Número de Cotas 2

- Duas apresentações agendadas a serem desenvolvidas em auditório para grupos de 20 participantes cada.
- Estande de exposição de produtos e serviços, com 4m2, localizado no pavilhão de apoio.
- Distribuição de folhetos aos participantes durante as palestras do auditório principal.
- Quatro ingressos para participação para participação integral do evento a serem distribuídos a clientes do patrocinador.

- Distribuição de brindes a todos os participantes do evento.

- Três ingressos para participação integral do evento a serem distribuídos a funcionários da empresa patrocinadora.

R$ 40.000,00

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